Ultra Party Camp: rozmawiamy z organizatorem!
Całkiem niedawno temu kilkaset osób, w tym wielu z Was, miało okazję wybrać się na bardzo wyjątkową i mocno imprezową wycieczkę do Chorwacji, połączoną między innymi z zabawą na Ultra Music Festival Europe. FTB.pl było oficjalnym partnerem całego przedsięwzięcia, które zakończyło się wielkim sukcesem. Postanowiliśmy zatem zadać organizatorom kilka pytań…
Witamy serdecznie, jak to się stało, że zorganizowaliście wyjazd na UMF?
– Witam, nazywam się Bartek Łukaszewski, jestem współwłaścicielem firmy Party Camp. Działamy już od 8 lat, ale dotąd organizowaliśmy głównie wyjazdy dla studentów. Może nie na zasadzie „tylko i wyłącznie”, ale głównie nastawialiśmy się na studentów. Były to wyjazdy zagraniczne o bardzo różnym charakterze, często imprezowe, ale nie związane z tak wielkimi festiwalami, jakim bez wątpienia jest Ultra Music Festival Europe. Zazwyczaj wysyłamy ludzi do Chorwacji, Grecji i Hiszpanii, to najczęstsze destynacje naszych wycieczek.
Skąd więc pomysł na wyprawę na UMF?
– W tym roku dostaliśmy sygnał od naszych zagranicznych partnerów, że będą oni coś podobnego organizować, i działają w sprawie zakwaterowania podczas tego festiwalu. Postanowiliśmy więc się przyłączyć, stwierdziliśmy, że jest to dla nas duża szansa, żeby rozwinąć naszą działalność o wyjazdy „eventowe” połączone z pakietem usług tj. zakwaterowanie, transport oraz program na miejscu.
Jak się więc zaczęła praca nad całym przedsięwzięciem?
– Udało nam się nawiązać kontakt z organizatorem, podpisaliśmy kontrakt i rozpoczęliśmy sprzedaż.
No właśnie – pewnie wielu z naszych czytelników się zastanawiało, czy to kwestia zakupienia biletów i wyprawienia autokarów, czy rozmawiać też trzeba z szefostwem UMF.
– Jak najbardziej. Nie jest to niestety takie proste, musieliśmy działać w porozumieniu z organizatorami. Nawet wszystkie nasze materiały reklamowe musiały przejść przez główną siedzibę UMF w Miami. Dopiero później, na kolejnym etapie, rozmawialiśmy z agencją, która wykupiła licencję w Chorwacji.
Długo trwał proces załatwiania tego wszystkiego z UMF?
– Żebyśmy w ogóle mogli ruszyć i tworzyć naszą ofertę, trzeba było zakończyć z nimi negocjacje. To trwało jakieś cztery miesiące. W następnej kolejności trzeba jednak było przedkładać do akceptacji stronę internetową, wszystkie materiały reklamowe, trzeba było wszystko przetłumaczyć na język angielski, co było dość żmudną pracą, ale najważniejsze, że się udało. Większą dowolność mieliśmy co do samej sprzedaży – ta odbywała się już tylko naszymi własnymi, kanałami. Zapisać się na wyjazd można było tylko bezpośrednio u nas. Niemniej my nie sprzedawaliśmy samych biletów na UMF. Stworzyliśmy taką kompleksową usługę turystyczną, w skład której wchodziło zakwaterowanie, transport i bilet na festiwal, na dwie noce.
Tak wyglądał Wasz produkt?
– Tak, ale stworzyliśmy też od tego 12 różnych pakietów. Można bowiem było jechać tylko na trzy dni, na samo Ultra, ale naszym pomysłem było rozbudowanie tej opcji, stworzenie takiego turnusu 10-dniowego, gdzie poza UMF był jeszcze następnie wyjazd do Novalja na wyspę Pag, gdzie odbywał się Day & Night Festival.
Czy rozmawiając z UMF zakładaliście np. że uda się zaprosić powiedzmy 500 osób i tak im to prezentowaliście?
– Z początku do tematu podchodziliśmy spokojnie i zachowawczo. Powiedzieliśmy organizatorom wydarzenia, że nie jesteśmy w stanie zagwarantować żadnych liczb i dla nas wielkim sukcesem będzie wysłanie na pierwszy rok 100-150 osób. Powiem szczerze, że nawet nas zaskoczyło zainteresowanie, łącznie wysłaliśmy 600 osób.
Kilka razy więcej, niż się spodziewaliście!
– To było zaskoczenie, bo zwykle jest tak, że najpierw na pierwszy rok musi pojechać powiedzmy 100 osób i im musi się bardzo spodobać. Kiedy wieści o udanym wypadzie się rozchodzą, dopiero wtedy, w kolejnych latach zatem można liczyć na to, że grupa rozszerzy się do 600 czy 800 osób.
A nie obawialiście się jako organizatorzy, że stricte imprezowy wyjazd okaże się „zbyt imprezowy”, że coś się zdarzy nieprzewidzianego…
– Bardziej obawialiśmy się reakcji ludzi na samo hasło „Ultra Music Festival”, ze względu na polską edycję, która jak wiadomo nie doszła do skutku. Wyszło to wszystko, jak wszyscy wiemy, więc obawialiśmy się, że ludzie do kolejnej inicjatywy UMF Europe podejdą raczej sceptycznie. Na szczęście nasze obawy były bezzasadne. O organizację programu z naszej strony nie musieliśmy się obawiać, mamy w firmie sztab doświadczonych ludzi, którzy wiedzą, jak zorganizować najlepsze w Polsce wyjazdy.
Jak Ty wspominasz ten wyjazd, bo rozumiem, że również się wybrałeś?
– Tak, jak byłem na miejscu już wcześniej, żeby przywitać w Chorwacji naszą grupę. O naszej organizacji nie będę się wypowiadał, niech zrobią to inni, chociaż z informacji zwrotnych docierających do naszej firmy wydaje nam się, że wykonaliśmy dobrą pracę. Mogę powiedzieć, że organizacja UMF zrobiła na mnie duże wrażenie, z tego co słyszeliśmy od naszych klientów, na pewno będą tam wracać. Mam nadzieję, że z nami – wszyscy byli bardzo, bardzo zadowoleni. Bardzo spodobał się też pobyt na wyspie Pag…
No właśnie – jak wiele osób pojechało na drugą część wycieczki?
– 400.
Czyli większość?
– Tak jest. Pag to taka chorwacka Ibiza, dużo świetnych klubów, niektóre mieszczące po 3 tysiące osób, większość znajdująca się na plaży, otwarte w dzień i w nocy. To, co się tam działo, trudno opisać słowami – znani DJ-e, pokazy tancerek, sztuczne ognie, super klimat.
Co było dla Was najtrudniejsze w całym przedsięwzięciu?
– Dla nas najtrudniejsze było skupić tych wszystkich ludzi w jednym miejscu, dotrzeć do nich wszystkich. Grupa była tak liczna, że nie mogliśmy ich zakwaterować w jednym pensjonacie czy hotelu. Na przyszły rok jednak wynajęliśmy dwa wielkie hotele w centrum Splitu, które łącznie mogą pomieścić ponad 1000 osób, tak więc wszyscy nasi klienci będą w jednym miejscu, integracja będzie jeszcze większa.
A jak wyglądała integracja w tym roku?
– Bardzo dobrze. Pierwszej nocy sami zorganizowaliśmy imprezę integracyjną, wyszła fantastycznie głównie za sprawą naszych DJ-ów, których wzięliśmy ze sobą – Adama De Great, DJ-a Alexa i duetu Heartone, czyli laureatów konkursu didżejskiego, który zorganizowaliśmy. Oni dbali nie tylko o pierwszą, integracyjną noc, ale też grali podczas imprez na wyspie Pag.
Rozumiem więc, że za rok powtórka, a co w międzyczasie?
– Teraz, we wrześniu, wysyłamy ponad 2 tysiące osób do różnych krajów, głównie do Hiszpanii, Grecji i Chorwacji, następnie grudniowy wyjazd na narty oraz sylwestry.
Już mniej imprezowe?
– Nie do końca, bo na każdym naszym wyjeździe sami dbamy o imprezową oprawę i organizujemy naszym klientom zabawę. Przy okazji mogę zdradzić naszą małą tajemnicę, że w przyszłym roku planujemy sami stworzyć swój festiwal za granicą, najprawdopodobniej na majówkę w Grecji. Nie na taką skalę jak UMF, oczywiście, ale dla naszych gości przygotujemy niespodziankę w postaci małego festiwalu z bogatym, polskim line-upem.
Ultra Party Camp 2013 – imprezowy wyjazd 1000 polaków na UMF EUROPE!
Novalja – Sunrise / Ultra Party Camp 2013
